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05 Kontakte importieren und Teilnehmer einem Event zuweisen

Sie können Kontakte in yve importieren und über Kennungen zu Events zuordnen
Kontakte in yve
Teilnehmer sind für yve zu allererst immer auch Kontakte. Aus den vorhandenen Kontakten können Sie Teilnehmer für Events zuweisen. In Kontakten können sie auch Zulieferer, Lokationen, Mitarbeiter usw. führen. Unter 'Kontakte' sehen sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kontakte. Sie können mit 'Kontakte -> Neu' einen neuen Kontakt anlegen oder einen bestehenden Kontakt kopieren.
 
 
Kontakte suchen
Das 'Suche' Feld sucht die Begriffe die Sie eingeben über alle Kontakt-Felder. Sie können mehrere Suchbegriffe kombinieren, in dem Sie sie hintereinander mit Leerzeichen getrennt eingeben. Vorgegebene Felder wie Kategorien oder Geschlecht müssen mit den englischen Begriffen eingegeben werden (customer, participant,...). So zeigt z.B. 'customer meier' alle Kunden an, die Meier heißen.
 
 
Kontakte kopieren
Sie können einen bestehenden Kontakt kopieren. Alle Felder werden kopiert, der Familienname erhät den Zusatz "COPY". Bitte überprüfen Sie Name, Email und Login Name. Das Passwort für den Kontakt wird automatisch wird neu generiert.
 
 
Kontakte importieren
Wenn sie für ein Event viele Teilnehmer einladen wollen, können sie diese mit einer Microsoft Excel (.xlsx) Datei zuerst als Kontakte anlegen unter 'Kontakte -> importieren' und danach Ihrem Event zuweisen. Nur Administratoren dürfen Kontakte importieren. yve kennt bis zu 40 Attribute, mit denen Sie einen Kontakt beschreiben können. Die vollständige Liste können Sie unter 'Kontakte -> importieren' sehen. Nur der Familienname ist ein Pflichtfeld, alle anderen Attribute sind optional und können einfach weggelassen werden.
 
Damit yve die Spalten aus Ihrer .xlsx Datei dem richtigen Attribut zuordnen kann, müssen Sie die Spalten so nennen, wie sie in yve geführt werden. In der Übersicht der Attribute sehen sie die yve Bezeichnungen, die vorhanden sind. Einige der Attribute habe fest vorgegebene Werte, wie z.B. 'gender' -> 'Male. Female, Unknown'. Für diese Attribute müssen die Werte in Ihren Zellen exakt einem der vorgegebenen Werte entsprechen, damit yve die Werte zuweisen kann. Wählen sie Ihre Datei mit 'Datei -> Durchsuchen' aus Ihrem PC aus. Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihrer .xlsx Datei nur eine Arbeitsmappe mit Ihren Kontakt Daten enthalten ist.
 
Spalten, die nicht identifiziert werden konnten, werden beim Import ignoriert. Wenn sie Kontakte ändern wollen, werden nur Attribute überschrieben, zu denen in Ihrer xlsx Datei eine Spalte gefunden wurde - alle nicht gefundenen Attribute werden nicht geändert. 
 
 
Eindeutige Identifikation von Kontakten
yve identifiziert einen Kontakt durch eines der folgenden Merkmale:
  • yve_id: dies ist eine Identifikations-Nummer, die von yve automatisch vergeben wird und einmalig im System ist. Sie können diese yve_ids für bestehende Kontakte auslesen, in dem sie 'Kontakte -> xls' wählen. I.d.R. brauchen Sie die yve_id nicht.
  • customer_number: sie können einem Kontakte selber eine Identifikations-Nummer geben. yve stellt sicher, das diese Nummer nur einmal in Ihrem Konto vergeben ist. Wenn Sie z.B. Ihre Kontakt Daten aus einem CRM System auslesen, können sie die ID aus dem CRM System in dieses Attribut laden.
  • familyname + firstname + email: Um Duplikate zu vermeiden stell yve sicher, dass die Kombination aus Nachname, Vorname und Email in Ihrem Konto nur einmal vergeben ist. Deshalb erkennt yve Kontakte, wenn sie diese Werte angeben.
 
Verhalten beim importieren
Sie können auswählen, was yve beim Importieren machen soll:
  • Nur neue Kontakte einfügen: yve importiert nur neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser Eintrag ignoriert
  • Nur neue Kontakte einfügen und bestehende ändern: yve importiert neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser genutzt, um alle Attribute dieses Kontaktes mit den Werten aus Ihrer Liste zu updaten.
  • Nur neue Kontakte einfügen und bestehende ändern und fehlende löschen: yve importiert neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser genutzt, um alle Attribute dieses Kontaktes mit den Werten aus Ihrer Liste zu updaten. Zusätzlich überprüft yve für jeder der bestehenden yve Kontakte, ob dieser in Ihrer List zu finden ist. Sollte der Kontakt nicht in der Liste sein, setzt yve ein Flag zum Löschen dieses Kontaktes. Sie werden dann noch einmal aufgefordert, die Löschung zu bestätigen. Vorsicht: wenn sie eine leere Liste mit dieser Option hochladen, werden alle Ihre Kontakte zum Löschen gekennzeichnet.
 
Was prüft yve bei Kontakten?
Wenn Sie Ihre Liste hochladen, führt yve im Hintergrund  yve eine Reihe von Prüfungen durch, bevor die Liste in Kontakte angelegt wird. Sollte eine Bedingung nicht erfüllt sein, wird die gesamte Liste nicht hochgeladen und sie erhalten per Email eine Aufstellung der Fehler:
  • Ihre Liste darf keine Dubletten enthalten
  • Es muss eine valide Email Adresse angegeben sein
  • Jede Zeile muss einen Wert für familyname (Nachname) enthalten
  • Wenn Sie Gender verwenden, müssen die Werte 'Male', 'Female' oder 'Unknown' sein
  • Jede Zeile in Ihrer Liste mit einem Wert wird geprüft - entfernen sie alle Zeilen, die nicht Kontakte (oder den Spaltennamen an oberster Stelle ) enthalten
Erste wenn die ganze Liste fehlerfrei ist, werden die Kontakte importiert und sie erhalten per Email die Erfolgsmeldung.
 
Teilnehmerlisten mit Kennungen anlegen
Sie können als Administrator über 'Kontakte -> Kennungen ->' beliebig viele Kennungen anlegen. Dies kann z.B. eine Kundengruppe sein oder eine Kennzeichnung für alle Teilnehmer eines Events. Jeder Kontakt kann beliebig vielen Kennungen zugeordnet sein. Diese Zuordnung können Sie manuell über 'Kontakt Details -> Kennung' zuweisen oder über den Import.
 
Im Import fügen Sie einfach eine Spalte mit der Überschrift 'Label' zu und fügen in der jeweiligen Zeile die Kennungen zu, die der Kontakt haben soll. Sie können mehrere Kennungen mit Komma getrennt angeben. Es können nur schon in yve vorhandene Kennungen zugewiesen werden.
 
 
Teilnehmer einem Event zuweisen
Jetzt können Sie Ihre Kontakte einem Event zuordnen: 'Event Details -> Teilnehmer -> Teilnehmer zuweisen', folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
  • Alle Kontakte: weist alle Kontakte dem Event zu. Wenn sie nur ein Event durchführen und alle Ihre Kontakte nur Teilnehmer sind, ist dies die einfachste Möglichkeit
  • Nach Kennung: wählen Sie eine der bestehenden Kennungen aus und yve weist alle Kontakte, die diese Kennung haben, dem Event zu
  • Einzelperson: wählen Sie eine einzelne Person aus Ihren Kontakten aus. Dies ist für Nachzügler meist der praktischste Weg.
  • Liste: sie können eine Liste in yve hochladen, die alle yve Kontakte enthält, die diesem Event zugeordnet werden sollen. Diese Option werden Sie kaum benötigen, da die gleiche Funktionalität mit Kennungen möglich ist und einfacher zu verwalten ist.
yve prüft, ob ein Kontakt schon Teilnehmer ist und verhindert so Dopplungen. ein Kontakt kann also in mehreren Kennungen vorkommen, ohne dass sie Dopplungen erzeugen. Die Zuweisung der Kontakte erfolgt im Hintergrund, sie erhalten eine Email bei Fertigstellung.
 
 
Teilnehmer oder Kontakte löschen
Sie können einen Teilnehmer löschen, in dem bei 'Event Details -> Teilnehmer' sie auf das 'x' am Ende der Zeile mit dem Namen des Teilnehmers klicken. Vorsicht: dadurch wird nicht der Kontakt gelöscht, sondern der Kontakt ist lediglich nicht mehr diesem Event zugewiesen. Wenn Sie einen Kontakt komplett löschen wollen, können Sie das über 'Kontakte -> Name des Teilnehmers -> Kontakt Details -> Löschen'.
 
 
Tipps für den perfekten Import
  • Das Feld Emails darf nur eine Email Adresse enthalten, entfernen sie mehrfache Email Adressen für Kontakte
  • Wenn Sie familyname, firstname oder email eines bestehenden Kontaktes ändern wollen, müssen sie die yve_id oder customer_number angeben, sonst legt Ihnen yve einen neuen Kontakt mit den neuen Daten an
  • Entfernen sie führende oder nachstehende Leerzeichen, alle Zeichen einer Zelle werden als Eingabe gewertet (also auch hinter Emails oder vorgegebenen Werten)
  • Ihre .xlsx Datei sollte nur eine Arbeitsmappe mit Ihrer Liste enthalten. Entfernen Sie alle Daten, die nicht als Eingabe gewertet werden sollten
  • Für Teilnehmer brauchen Sie i.d.R. nur familyname, firstname, email und gender - alle anderen Felder sind optional
  • Nutzen Sie die CRM Felder (source, salescontact,...) um Teilnehmern zu bestimmten Verkaufsaktivitäten zuzuordnen
  • Nutzen Sie die frei definierbaren Felder (reg_info1,...) um weitere Informationen zu verfolgen
 
Nächste Schritte