Nutzerhandbuch

Email Templates

Freie Email Vorgaben festlegen
Folgende Email Vorgaben können sie in yve festlegen, die Bezeichnung dienen als Hinweis, sie können diese Templates mit Inhalten befüllen, wie sie wollen und verschicken, wann immer sie wollen:
  • Save the date: wird i.d.R. lange vor dem Event verschickt, um den Termin beim Teilnehmer zu blocken
  • Einladung: die eigentliche Einladungs-Email. Sollte den Anmelde Button enthalten
  • Erinnerung: wird i.d.R. an alle Teilnehmer mit dem Status 'nicht geantwortet' verschickt, auch hier mit Anmelde Button
  • Final Details: i.d.R. kurz vor dem Event mit den Antworten zu den Fragen und Details zur Anfahrt usw.
  • Dank: i.d.R. nach dem Event, ggf. mit einer neuen Umfrage als Feedback
Als Konto Inhaber sind Sie verantwortlich für die Inhalte Ihrer Emails. Vorsicht: denken Sie daran, die gesetzlich geforderten Angaben für Ihr Impressum, Datenschutz und ggf. Algemeine Geschäftsbedingungen in Ihre Emails zu stellen.
 
 
Vorgaben für automatische Emails
Automatische Emails werden von yve verschickt, wenn der Teilnehmer bestimmte Aktivitäten durchgeführt hat:
  • Bestätigung Zusage: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie zugesagt haben. Sollte die Antworten enthalten.
  • Bestätigung Absage: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie abgesagt haben.
  • Bestätigung Registrierung: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie sich bei einer öffentlichen Registrierung registriert haben.
  • Verifikation: bei dem Teilnehmer wurde der Haken bei 'Teilnehmer verifizieren' gesetzt
  • Delegation: der Teilnehmer hat einen anderen Teilnehmer delegiert
Sie können auch den Vertriebs-Kontakt 1 und/oder 2 automatsch BCC bei den Bestätigungs-Emails mit 'Event Dashboard-> Registrierung -> Bestätigungs E-Mails bcc Vertriebs-Kontakt(e)' setzen.
 
Vorgaben für Anhänge
Sie können an die Emails mehrere Anhänge zufügen. Die Inhalte können Sie unter 'Event->Emails->Anhänge' ändern:
  • RSVP: pdf Dokument als Einladung, i.d.R mit QR Code oder Login Daten zur Anmeldung z.B. bei der Einladungs-Email
  • Ticket: pdf Dokument als Ticket für den Einlass. Mit QR Code, wird i.d.R. bei Bedarf an die Bestätigung der Zusage angehängt
  • Wallet: Wallet Ticket für den Einlass. Wenn das Smartphone des Teilnehmers wallet Tickets im passbook Format .pkpass lesen kann (z.B. apple iphone), wird automatisch ein Ticket dem Wallet des Teilnehmers zugefügt, welches für den Einlass gescannt werden kann. Sie können die Farben für Schrift, Überschrift und Hintergrund festlegen. Das Logo wird oben links angezeigt, die Maße sollten mindestens 360px Breite und 100px Höhe sein. Das Banner wird darunter über die ganze Breite angezeigt, die Maße sollten mindestens 750px Breite und 196px Höhe sein. Daten für Datum, Zeit, Event Titel, Teilnehmer und Lokation Name+Adresse werden aus dem Event befüllt.
  • Kalender Einladung: ics Datei als Kalender Eintrag, i.d.R. als Anhang für das Save the Date