Alle Funktionen, die Sie für Ihre Veranstaltung brauchen

 
 
 
 
 
  • Individuelle Event Webseite
  • Flexibler Fragebogen
  • Gezielte Email Kommunikation 
  • Einfaches Einlassmanagement
  • Vernetzen mit der Event Community
  • Übersichtliches Reporting
  • Kontrolle über Ablaufpläne und Budgets
  • Aufgaben-Steuerung der Mitarbeiter
  • Zentrales CRM für Kontakte
 
 
 
 
 
 

 

Funktionsliste und Leistungsbeschreibung von yve event tool

 

Event Webseite und Teilnehmermanagement

✓   Geschlossene Registrierung mit nur eigeladenen Teilnehmern, passwort-geschützt
✓   Öffentliche Registrierung (kann über links eingebunden werden)
   Teilnehmer einzeln oder per Verteiler zuweisen
✓   Jeder Teilnehmer erhält individuelle Zugangsdaten, seine Stammdaten werden im CRM geführt
✓   Automatische Bestätigungs-Email für Registrierung wird verschickt
✓   Event Webseite mit Kopfbereich und bis zu 7 Reiter mit verschiedenen Inhalten, Benennung frei wählbar
✓   Inhalte der Webseite über Rich Text Editor in Deutsch und Englisch frei editierbar
✓   Logo, Favicon, Titel, Bilder und Dokumente können hochgeladen werden
   Hintergrund und Farben für Schrift, Navigation und Reiter frei wählbar, keine Werbung vorhanden
✓   Navigation über Sidebar und Top-Level an- und abschaltbar
✓   Texte und Farben der Anmelde-Buttons frei wählbar
✓   Anrede Text und welche Namensteile angezeigt werden frei wählbar
✓   Kopieren kompletter Veranstaltungen mit allen Inhalten und Bildern
 

Fragebogen

✓   Teilnahme abfragen und Anzahl Begleitpersonen festlegen
✓   Maximale Anzahl Teilnehmer kann festgelegt werden, Benachrichtigungs-Email, wenn Limit erreicht wird
✓   Entscheiden Sie, welche Kontakt-Daten abgefragt werden
✓   Unbegrenztes Zufügen von Textfeldern, Datumsfeld, Zeit, Zahlenfeld, Check-Boxen und Auswahl-Buttons
✓   Zufügen von Bereichen mit frei editierbaren Texten und Bildern
✓   Jede Frage kann mit einem Kontingent versehen werden
✓   Jede Frage kann als Pflichtfeld gesetzt werden und mit Min/Max Werten begrenzt werden (z.B. Datum)
✓   Fragen als nur sichtbar für bestimmte Kontakte-Verteiler setzen (z.B. VIPs)
✓   Nominieren von Teilnehmern (z.B. Vertriebsleiter nominiert Vertriebler zur Schulung)
✓   Automatische Bestätigungs-Emails für Zu-, Absage und Änderung werden verschickt
✓   Sie können wählen, ob Änderungen nach der Anmeldung möglich sind
✓   Fragebogen kann geschlossen werden, sie entscheiden, ob die Webseite weiter angezeigt wird oder nicht
✓   Antworten können vom Administrator geändert werden, mit und ohne Benachrichtigungs-Email


Emails und Briefe

✓   HTML E-Mail und Brief-Druck Workflow mit Templates für Save the Date, Einladung, Erinnerung, etc. und Bestätigungs-Emails
✓   Eingeben von dem Namen des Absenders, Absender-Email, Antwort-Email, cc, bcc, Anrede, Betreff, Body
✓   E-Mails haben personalisierte Anrede
✓   Beifügen des Teilnehmer Logis/Passwortes, Direkt-Login-Link, Anhang mit QR Code für Einlass
✓   E-Mail und Brief-Druck Batch erzeugen und Empfänger nach Status, Antwort, Verteiler oder einzeln zuteilen
✓   E-Mail Batch mit 5 E-Mais pro Sekunde versenden, mit DKIM Signatur und Individualisierten Namen und Anrede
✓   Email Bounces werden an Absender Adresse geschickt
 

Ticket Einlass

✓   Einlass mit jedem Smartphone über QR-Code Scanner und Internet, keine weitere Hardware nötig
✓   Tickets können von Papier oder Smartphone gelesen werden
✓   Für jeden Teilnehmer kann ein frei definierbares Feld am Smartphone angezeigt werden (z.B. "VIP" oder Sitzplatzreservierung)
✓   Manuelles Eintragen der Anwesenheit über Smartphone möglich
✓   Tickets können frei entworfen werden, QR Code wird über Platzhalter eingefügt
✓   Geeignet für bis zu 2000 Teilnehmer/Tickets (Begrenzung durch Internet Bandbreite vor Ort)
 

Event Community

✓   Erstellen und managen von Communities (Privat, nur für zugeteilte Mitglieder mit sicherem Passwort)
✓   Community Status anzeigen mit Anzahl Einträge, Fotos und Dateien
✓   Community Hintergrund und Titel ändern
✓   Erzeugen, ändern und löschen von Einträgen, Kommentaren, likes/unlikes
✓   Fotos und Dateien hochladen und in separaten Reitern anzeigen
✓   Umfragen erstellen mit bis zu 20 Fragen, die mit 1 bis 10 bewertet werden können
✓   Anzeigen oder verstecken der Umfrage-Ergebnisse online und Schließen der Umfrage
✓   Top 5 liked und kommentierte Einträge anzeigen
✓   Mitglieder Profil Daten ändern (außer Name und E-Mail)
 

Reporting

✓   Bericht mit Allen Teilnehmer Daten, Status, Antwort und Umfrage-Antworten in .xlsx erstellen
✓   Änderungen der letzten 2 Tage werden hervorgehoben, Änderungsdatum wird angezeigt
✓   Teilnehmer-Listen in .pdf mit Zusammenfassung erstellen
✓   Zusammenfassungs-Berichte erstellen, automatische Auswertung von Checkboxes, Auswahl und Zahlenfeldern
✓   Erstellen des Berichtes für Umsatz oder Gewinn pro Monat, Kunde oder Team-Mitglied
✓   Erstellen des Berichtes für Anzahl Events und Registrierungen pro Monat
✓   Erstellen des Berichtes für fällige Aufgaben pro Team-Mitglied
✓   Erstellen des Berichtes für den Vertrieb nach Verkaufs-Stufen
 

Ablaufpläne und Budgets

✓   Agenda mit Datum, Zeit, Thema und Kommentar erstellen
✓   Eingeben von Event-Details mit Rich Text Editor (Formatieren von Text, Bilder hochladen)
✓   Kosten-Positionen mit EK/VK, Anzahl, Einheit und MwSt-Satz eingeben
✓   Gesamt Budget errechnen mit Sub-Totals für Sub-Events und Kategorien, Gesamt Total mit MwSt. und Deposit
✓   Eingeben von Rechnungs-Details Bestellnummern, Mahnstufen und Deposits
✓   Text-Bausteine für Rechnung, Angebot, Bestätigung und Vertrag für dieses Event anpassen
✓   Erstellen von .pdf Dokumenten in Ihrem CI für Ablaufplan, Agenda, Budget, Angebot und Vertrag
✓   Kalender Eintrag an alle Team-Mitglieder für das Event automatisch verschicken
✓   Alle Veranstaltungenin der Monatlichen Kalender Übersicht anzeigen
✓   Export aller Veranstaltungen im .xlsx Format
✓   Events nach verschiedenen Kriterien durchsuchen


Aufgaben-Steuerung

✓   Erstellen und managen von Team Mitglieder Aufgaben
✓   Zuteilen von Aufgaben an Veranstaltungen, Team Mitglieder und Kontakte
✓   Kategorisieren von Aufgaben nach Phase oder einer eigenen Kategorie
✓   Kommentare zu Aufgaben zufügen um Fortschritt anzuzeigen
✓   Tägliche Erinnerungs-Emails mit den fälligen Aufgaben für jedes Team-Mitglied
 

Zentrales CRM für Kontakte

✓   Erstellen und managen von Kontakten
✓   Erstellen von Verteiler-Listen zur Auswahl als Teilnehmer oder Email Empfänger
✓   Exportieren von Kontakten im .pdf und .xls Format
✓   Kontakt-Details und Rechnung-Daten managen und Passwort zurücksetzen
✓   Kontakte nach verschiedenen Kriterien suchen
✓   Managen der CRM Funktionen (Verkaufs-Stufe, Service Level, Zielgruppe, Quelle, Manager, Wahrscheinlichkeit, Potential)
✓   Anzeigen aller Events und Aufgaben des Kontaktes
✓   Verkaufs-Gelegenheiten erstellen und Kontakt-Logs managen
✓   Importieren von Kontakten aus .xls Liste mit Einfügen, Ändern und vollem Abgleich
 
 
 

 
 

Basic Support

✓   E-Mail und Hotline Support ist enthalten
✓   Antwortzeit max. 8 Std in der Zeit Mo-Fr 9-17 CET
✓   Max. 10 Anfragen pro Monat, max. 1 Stunde Bearbeitungszeit pro Monat
✓   Nur für registrierten Nutzern (nicht Teilnehmer)
✓   Es gibt einen wöchentlichen angemeldeten Wartungs-Zeitraum samstags von 07:00-13:00 CET während dem yve möglicher weise nicht verfügbar ist.
✓   Wenn yve unangemeldet unter 99% / Monat verfügbar ist oder länger als 2 Std nicht verfügbar ist, können für die ausgefallene Zeit die Abo-Kosten erstattet werden.
✓   Neue Funktionen, zusätzliche Wartungszeiträume und Informationen zum Status werden in unserem twitter Konto @yvetool angekündigt.
 

Setup Support (optional)

✓   Einrichtung von yve für ein Event nach Ihren Vorlagen basierend auf den Möglichkeiten von yve. Vorlagen müssen mindestens zwei Geschäfts-Tage vorher vorliegen.
✓   Initiales Hochladen und Zuweisen der Teilnehmer basierend auf einem validen xls Verteiler von Ihnen in yve. Dopplungen oder fehlerhafte Datensätze (z.B. valide emails) müssen vorher von Ihnen bereinigt werden. Auswahl von Datensätzen müssen vorher von Ihnen getroffen werden.
✓   Einrichten der Event Webseite nach Ihrer Vorlage (Texte, Bilder, Layout) im yve Standard Template (Kopfbereich + Reiter)
✓   Einrichten der Email Templates nach Ihrer Vorlage (Texte, Bilder, Layout) im yve Standard Template
✓   Nach Lieferung der Daten wird eine Version erstellt, danach sind 2 Korrekturen möglich.
 

Operations Support (optional)

✓   Versand der Emails Save the date, Einladungen, Erinnerungen, Final Details und Thank you (je nach Bedarf)
✓   Import und Zuweisen von Nachzüglern als Teilnehmer
✓   Anpassen von Änderungen an der Event Webseite
✓   Verschicken der Teilnehmer-Reports an die Event Organisatoren
✓   Alle o.g. Aktivitäten werden max. einmal pro Tag durchgeführt, Antwortzeit ist max. 8 Std in der Zeit Mo-Fr 9-17 CET
✓   Betreuung von Event Organisatoren bei Rückfragen
✓   Teilnehmer-Management ist nicht enthalten, Betreuung der Teilnehmer bei Rückfragen geht über Sie, Ihre Kontakt-Daten werden für die Teilnehmer angezeigt, die yve hotline wird nicht für Teilnehmer genutzt
✓   Antworten von Teilnehmern werden nicht in yve manuell bearbeitet, es wird keine Einzelfallprüfung mit Bestätigung durchgeführt
 

Training (optional)

✓   Webinar zu yve relevanten Themen: Einführung, Webseite Einrichten, Teilnehmer managen,...
✓   Maximal 25 Teilnehmer, Termin wird nach Verfügbarkeit vereinbart
 
 

 
 

Technik

✓   Webbasiertes Front-End für Teilnehmer
✓   Webbasiertes Back-End für Administratoren
✓   Webseite für mobile Endgeräte optimiert (Bildschirmbreite wird automatisch erkannt, responsive Design)
✓   Datenspeicherung erfolgt auf unseren Cloud-Servern in der Amazon AWS Region Frankfurt
✓   Datenübertragung erfolgt SSL verschlüsselt (wird automatisch erzwungen)
✓   Alle Server haben einen redundanten Standort in einer zweiten Verfügbarkeitszone
✓   Automatische Backups alle 3 Stunden
✓   Alle Bedingungen des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt
✓   Mehrsprachige Anmeldung (deutsch / englisch)
✓   Sie erhalten eine eigene Subdomäne mit Ihrem Kontonamen (z.B. demoevent )
✓   Die URL für die Event Webseite ist wie folgt aufgebaut: kontoname.yve-tool.de (z.B. demoevent.yve-tool.de)
✓   Sie benötigen einen Internet-Zugang, um yve benutzen zu können.
✓   Ihre Firewall Einstellung muss https Zugang zu kontoname.yve-tool.de erlauben.
✓   In Emails müssen Bilder und Links aktiviert sein.
✓   Folgende Browser Versionen (und jeweils höhere) werden unterstützt: IE 8, Firefox 38, Chrome 43, iOS 8.2, Safari 8. Blackberry wird nicht unterstützt.
✓   Browser müssen JavaScript eingeschaltet haben und Cookies von yve akzeptieren.
✓   yve ist iframe fähig, hierfür müssen aber Cookies von Drittanbietern erlaubt werden, da yve im iframe Modus als Drittanbieter agiert. Da einige Smartphone standardmäßig dies nicht erlauben, raten wir von einer Nutzung von yve als iframe ab.
✓   Die yve Rich Text Editoren führen automatisch eine Sicherheitsüberprüfung durch und entfernen nicht erlaubte HTML Elemente (z.B. Scripte und iframes)
✓   Es können keine CSS Dateien hochgeladen werden, alle Styles sind inline.
 
Limits
 
✓   Es können maximal 100 administrative Nutzer angelegt werden.
✓   Das yve single und alle yve abos sind auf bis zu 50.000 E-Mails pro Monat und 10.000 E-Mails pro Tag begrenzt.
✓   Das kostenlose yve Probekonto ist auf bis zu 100 E-Mails insgesamt begrenzt.
✓   Die maximale Anzahl Teilnehmer für ein einzelnes Event und jeden Import ist 10.000
✓   Der Gesamt-Speicherplatz ist auf 100GB und die Bandbreite auf 2GB/Tag begrenzt.
 
E-Mails
 
✓   E-Mails werden einzeln verschickt mit einer Rate von 1-5 pro Sekunde, bei E-Mails mit Anhängen können bis zu 5 Sekunden pro E-Mail anfallen.
✓   Eine E-Mail Bounce-Rate (falsche E-Mail Adresse) von max. 5% und eine Complaint-Rate (Empfänger wertet E-Mail als Spam) von max. 0,1% ist vom Nutzer einzuhalten.
✓   E-Mails werden nach HTML Standard unterstützt. Nicht alle E-Mail Programme setzen diesen Standard korrekt um - bitte testen Sie deshalb Ihre E-Mails immer selber
✓   Wir überprüfen yve regelmäßig gegen Spam-Filter, können aber nicht garantieren, dass yve Emails nicht im Spam Filter landen.
✓   Wir können Ihre eigene FROM Absender Adresse nach einer Verifikation freischalten.
✓   E-Mails werden mit der MAIL-FROM Adresse von unserem Email Server verschickt. Wir können auch Ihre MAIL-FROM Absender Adresse freischalten, hierzu müssen DNS Einträge auf Ihrer Domäne vorgenommen werden (SPF Record, MX Record). Einige E-Mail Server blocken oder geben Warnmeldungen bei E-Mails, die die eigene E-Mail Adresse haben, aber von fremden E-Mail Servern verschickt wurden. Bitte testen Sie (oder fragen Sie Ihre IT), ob dies bei Ihnen der Fall ist - folgende Möglichkeiten bestehen dann für Sie:
  • Whitelisting:  Ihre IT legt amazonses.com als erlaubten Sender an (z.B. über SPF records in Ihrer Domäne)

  • MAIL FROM setzten: Ihre Email Adresse wird als MAIL FROM bei uns angelegt. Hierzu müssten Sie eine Subdomäne in Ihrer Domäne errichten und amazonses.com dort als MX und SPF Record eintragen.

  • SMTP Gateway: Sie geben uns ein SMTP Gateway (URL, user, passwort) über das yve dann Emails verschickt. Vorsicht: dieses Gateway müßte Ihr Email Volumen als Limit verschicken können, das kann Ihre IT Ihnen dann bestätigen.

  • Eigene Domäne: Wir legen für Sie eine neue Domäne an und richten diese so ein, das E-Mails verschickt werden können. Dies setzt einen verfügbaren Domänen-Namen voraus und ist ggf. mit zusätzlichen Kosten verbunden.