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08 Einlass vor Ort managen

Der Einlass vor Ort kann durch scannen von QR Codes über Ihr Smartphone gemanagt werden
Einlass mit Tickets
Damit sie einen Einlass mit Tickets machen können, müssen sie natürlich vorher Ihren Teilnehmern bei Zusage ein Ticket mit QR Code zugeschickt haben (siehe Artikel 'Emails erstellen').
 
Technische Voraussetzungen
yve benötigt keinen Hardware-Scanner, sie können die Tickets mit Ihrem Smartphone oder Tablet abscannen. Für den Einlass brauchen Sie einen QR Code Scanner App auf Ihrem Smartphone (iphone, android,...) oder Tablet (ipad, android, ...), der eine URL erkennt und automatisch in der QR Code Scanner App öffnen kann. Wir empfehlen z.B. die kostenlose App ‚QR Scanner‘ von  Kaspersky Lаb. Weiterhin brauchen sie eine bestehende Internet Verbindung. Vorsicht: bei großen Veranstaltungen kann Ihre lokale Handy-Verteiler-Zelle überlastet werden, wenn alle Teilnehmer anfangen, ihr Handy zu benutzen.
 
 
Vorbereitung für den Einlass
Folgende Schritte sind notwendig, damit Sie mit dem Einlass starten können:
  • Die Registrierung auf den Status ‚Check In‘ schalten. Anmeldung ist damit geschlossen
  • Klicken Sie dann auf die schwarze Teilnehmer Zahl (rechts neben den Zahlen für offene, zugesagte und abgesagte), um auf die Check In Seite zu gelangen.
  • Dort finden Sie einen Administrations QR Code, den sie bitte einlesen und sich danach mit Ihren User Daten anmelden.
  • Dadurch wird das Smartphone für 4 Stunden ‚scharf‘ geschaltet und man gelangt beim einlesen der Ticket QR Codes zum Check In Screen. Vorsicht: sie dürfen den Browser nicht schliessen, sonst wird Ihr Admin Code gelöscht.

Tickets scannen
Wenn Sie den Ticket-QR Code lesen ohne als Administrator angemeldet zu sein, öffnet sich die Event Webseite für den Teilnehmer. dies kann auch der Teilnehmer tun und erleichtert den Zugang zur Event Webseite. Erst wenn sie Ihr Smartphone zum Einlass aktivieren, wird der Dialog zum Check in angezeigt, wenn man das Ticket scannt.
 
Um den Teilnehmer einzuchecken, scannen sie sein Ticket. Sie sehen dann seinen Status (zugesagt, abgesagt, offen) und sehen seinen Namen. Wenn der Teilnehmer zugesagt hat, sehen sie ein ‚+‘ neben seinen Namen. Drücken sie das '+' und der Teilnehmer ist eingecheckt, was sie oben links an der schwarzen Zahl und an den 'Ok' neben seinem Namen sehen können. Sie können ihn auch wieder aus checken, wenn sie auf das 'x' neben seinen Namen klicken.
 
Wenn Sie unter 'Event Details - Registrierung' den Haken bei 'Sofort Checkin bei Ticket Scan' setzen, wird ein Teilnehmer und seine Begleitung sofort eingecheckt, wenn Sie sein Ticket scannen und er zugesagt hatte.

Alternativ können sie auch den Teilnehmer mit Namen suchen, dann auf die schwarze '0+0' klicken und ihn manuell einchecken.
 
Vorsicht: der Einlass kann nur einchecken, wenn Teilnehmer den Status 'Zugesagt' hat. Offene oder abgesagte können nicht eingecheckt werden. Hierzu muss man sich als yve Administrator in das Event anmelden und unter Teilnehmer den Status ändern. Hier können sie auch den Check In setzen. Üblicherweise geschieht dies an einem separaten Hospitality Desk mit einem Laptop. Sie können auch bei 'Event Details -> Registrierung' einen Haken bei 'Einlass für nicht zugesagte Teilnehmer erlauben' setzen, dann können auch nicht zugesagte Tickets eingecheckt werden..
 
 
Sitzplätze zuweisen und VIP Status
Wenn Sie für den Einlass auch eine Sitzplatz-Zuweisung benötigen, können Sie diese für jeden Teilnehmer unter 'Event Details -> Teilnehmer' anlegen, indem sie auf die schwarze Einlass-Zahl für den Teilnehmer klicken und den Tischplatz als Einlass Kommentar eingeben. Dieses Kommentar wird beim Scannen des Tickets unterhalb der Namen angezeigt. Sie können das Einlass-Kommentarfeld auch über Teilnehmer zuweisen -> Liste hochladen, wenn sie die Spalte 'checkin_comment' ausfüllen. Das Einlass Kommentar-Feld können sie für jedes Kommentar verwenden, z.B. um einen Teilnehmer als VIP zu markieren.
 
 
Ticket vergessen
Wenn ein Teilnehmer sein Ticket nicht ausgedruckt hat oder auf einem Smartphone öffnen kann, können sie ihn auf der Check In Seite suchen und manuell einchecken, indem sie auf die schwarze '0+0' klicken und dann mit dem '+' einchecken. 
 
 
Namesschilder erstellen
Sie können für jeden Teilnehmer ein Namens-Schild erstellen, indem Sie unter: 'Event Details -> Emails & Druck -> Druck & Namensschilder bearbeiten -> Namensschild' den Text entwerfen. 
 
Wenn Sie die Vorlage fertig haben, können sie unter Druck erstellen die Teilnehmer auswählen und sich die Namens-Schilder als pdf zuschicken lassen. Sie können wählen, ob 1 Namensschild pro Seite oder 10 ausgedruckt werden.
 
 
Tipps für den perfekten Einlass
  • Rechnen sie damit, dass 10-30% der Teilnehmer kein Ticket mitbringen
  • Drucken sie Administrations QR Code aus, damit sie schnell darauf zugreifen können
  • Drucken sie Ihre Teilnehmer Liste auf Papier als Backup aus, falls das Internet z.B. nicht funktioniert
  • Vermeiden Sie es, vor Ort zu drucken, das dauert i.d.R. zu lange und der Drucker kann ausfallen
  • Badges vorher ausdrucken, ggf. in Umschläge mit Namen oben Links, dann in Karteikästen mit Namensregister einsortieren
  • Halten sie ihr Check In kurz, nicht länger als 10-20 Sekunden. Sonst haben sie bei großen Veranstaltungen schnell Warteschlangen
  • Verwenden sie mehrere Check In Stationen, eine Station kann je nach Check In Dauer (10-20 Sekunden) und Zeitfenster für Check In (15-30 Minuten) zwischen 50-200 TN für ein Event verarbeiten
  • Sorgen sie für eine stabile/eigene Infrastruktur am besten mit WLAN, bei Telefon kann bei großen Veranstaltungen schnell das Netzt überlastet sein
  • Vergessen sie nicht auf '+' nach dem scannen des Tickets zu drücken, erst dann ist der Teilnehmer eingecheckt
  • Richten sie einen Hospitality Desk wenn möglich mit Desktop oder Laptop ein, um alle Sonder-Fälle leichter bearbeiten zu können (z.B. Teilnehmer hat abgesagt und will jetzt trotzdem teilnehmen)
 
Nächste Schritte