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01 Event setup mit der To Do Checkliste

Mit der To Do Checkliste können Sie alle Schritte für den Event Setup durchführen und den Fortschritt festhalten.
Event anlegen
Um eine Registrierung zu starten, müssen Sie zunächst ein Event anlegen: 'Events -> neu'. Wählen Sie eine Event-Vorlage aus, aus der die Texte für die Weibseiten und Emails kopiert werden sollen. Geben Sie dann den Titel und das Start- und End-Datum ein. Unter dem Status legen Sie den internen Planungs-Zustand des Events fest (optional, definitiv, gelaufen,...). Dieser Status wird genutzt, um die Anzahl der aktiven Events für Ihr Abonnement zu berechnen und legt fest, ob das Event unter 'Events' angezeigt wird.
 
Danach gelangen Sie automatisch zum Event Dashboard. Der Titel des Events ist nur intern und nicht für Teilnehmer sichtbar. Weitere Einstellungen für das Event sind für eine Registrierung optional.
 
Event kopieren und Templates anlegen
Mit 'Event Dashboard -> Kopieren' können Sie ein komplettes Event mit allen Texten, Fragen und Bildern kopieren oder als Vorlage anlegen. Diese Vorlagen können Administratoren unter 'Events -> Templates' bearbeiten. Mit 'Events -> Templates -> Default kopieren' können sie unser Standard Template in Ihr Konto kopieren.
 
Event Navigation
In der Event-Details Ansicht können Sie alle Bereiche Ihres Events einsehen:
  • Event Dashboard: alle wichtigen Zahlen und Einstellungen zur Ihrem Event.
  • Webseiten: Überblick über alle Webseiten, hier können Sie das Design und die Inhalte anpassen
  • Emails: Email Vorlagen entwickeoln und Emails an Teilnehmer schicken.
  • Drucke: Serienbriefe oder Namesschilder erstellen.
  • Teilnehmer: Teilnehmer Stati einsehen,
  • Berichte: Berichte zur Teilnahme erstellen.
  • Einlass: Vor Ort den Einlass verwalten
Optional kann hier auch die Event-Kontakte (Zulieferer, Lokation,...) angelegt werden und die Agenda, Aufgaben und das Event-Budget verwaltet werden. Hierzu wählen Sie unter 'Konto -> Vorgabe Ansicht' die Option 'Alle Felder' aus. Zu der Event Detail Ansicht können sie jederzeit gelangen, in dem Sie bei 'Events' auf den Titel des Events klicken.
 
 
 
Event Dashboard
Im Event Dashbord sehen Sie die wichtigsten Einstellungen zu Ihrem Event:
  • Basis Daten: Event Titel, Datum, Event Status, Teilnehmer Status und Anmeldefrist.
  • Zugesagt: Für die Zugesagten Teilnehmer gibt es einen Zeitverlauf, Beginn, Ende und Intervalle werden automatisch gesetzt.
  • Emails: Für den gleichen Zeitraum werden auch alle aktiv verschickten Emails angezeigt (automaatisch verschickte Emails wie z.B. Bestätigungs-Emails sind nicht enthalten).
  • To Dos: Schließlich sehen Sie den Überblick über alle für den Event Setup noch zu erledigenden Tätigkeiten in der To Do Checkliste.
 
 
To Do Checkliste
Um Ihnen den Setup zu erleichtern und sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Aktivitäten durchgeführt haben, hat yve eine Checkliste für sie bereit. Diese ist nach den wichtigsten Bereichen sortiert. In jedem Bereich gibt es To Dos, die Sie erledigen sollten. Klicken Sie auf die Bereiche, um zur Detail Ansicht der Checkliste zu gelangen.
 
Ein To Do kann folgende Zustände haben:
  • Warnung: dieser Status wird von yve automatisch vergeben, sobald etwas offensichtlich nicht in Ordnung ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Event Webseite noch leer ist. Bitte bearbeiten Sie diese To Dos unbedingt.
  • In Arbeit: da yve nicht verstehen kann, ob Ihre Texte korrekt sind wird dieser Status automatisch vergeben, sobald keine Warnung vorliegt. Dies ist z.B. der Fall, sobald irgend etwas im Text der Event Webseite steht.
  • Erledigt: da nur sie wissen, ob ein Text oder inhaltlich korrekt und final ist, wird dieser Status niemals von yve vergeben, sondern Sie müssen dies manuell tun mit dem Checkbox Zeichen. Damit dokumentieren Sie, dass sie dieses To Do erledigt haben.
  • Inaktiv: Sie können die meisten Elemente in yve abschalten (z.B. die 'Zugesagt Seite'). Wenn dies der Fall ist, wird dieses To Do aus der Liste entfernt und bekommt automatisch den Status inaktiv
 
Folgende To Dos sind in der Checkliste enthalten:
 
Event Setup
Diese To Dos sind für die Grundeinstellungen vom Event , der Registrierung und der Community zuständig.
  • Event Basis Daten: Wurden alle wichtigen Event Daten korrekt eingetragen (Titel, Datum, Zeit, Ort,...). Die Daten können Sie unter 'Event Dashboard -> Event bearbeiten' eintragen.
  • Registration Basis Daten: Sind alle Daten zum Teilnehmermanagement korrekt (Max. Anzahl, Begleitpersonen, öffentlich,...). Diese Daten können Sie unter 'Event Dashboard -> Registrierung bearbeiten' eintragen.
  • Community Setup: Ist die Community richtig aufgesetzt (Titel, Mitglieder sichtbar ja/nein,...) oder abgeschaltet. Diese Daten können Sie unter 'Event Dashboard -> Community bearbeiten' eintragen.
Webseite Setup
Diese To Dos gehen um die Inhalte der verschiedenen Webseiten des Events. Die Inhalte können Sie unter 'Webseiten' ändern.
  • Webseite Design: Wurden alle Webseiten Design Einstellungen korrekt eingestellt (Farben, Navigation, Anrede,...). Diese Daten können Sie unter 'Webseiten -> Design bearbeiten' eintragen.
  • Öffentliche Registrierung: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt.
  • Event Webseite: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Fragebogen: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Registrierung Danke Seite :Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Geschlossen Seite :Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Zugesagt Seite: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Abgesagt Seite: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Login Seite: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt. Die Login Seite ist kontoweit und kann nur von Administratoren unter 'Konto->Anmeldung Text' geändert werden.
E-Mail Setup
Diese To Dos gehen um die Inhalte der Email Vorlagen. Die Inhalte können Sie unter 'Emails' ändern.
  • E-Mail Absender: Ist der Email Absender richtig gesetzt (Anzeige Name, Absender, Antworten an, CC, BCC). Diese Daten können Sie unter 'Emails-> Absender' eintragen.
  • Save the Date: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Einladung: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Erinnerung: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Final Details: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Danke: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Bestätigung Zusage: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Bestätigung Absage: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Bestätigung Registrierung: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Bestätigung Verifikation: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Bestätigung Delegation: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • RSVP Anhang: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Ticket Anhang: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
  • Kalender Anhang: Ist der Inhalt in allen notwendigen Sprachen korrekt
Teilnehmer
  • Teilnehmer zuweisen: Sind alle Teilnehmer zugewiesen oder wurde die öffentliche Rgistrierung aktiviert. Teilnehmer können Sie unter 'Teilnehmer -> Teilnehmer zuweisen' dem Event zuweisen.
Test
  • Test Registrierung: Wurde eine Test Registrierung durchgeführt (zusage und Absage, ggf. öffentliche Registrierung). Sie gelangen zur Registrierung über 'Webseiten-> Vorschau'
  • Test E-Mail: Wurde eine Test Email für alle aktiven Email Vorlagen verschickt. Sie können einen Email Versand unter 'Emails -> Email Versand erstellen' erstellen.
Aktivierung
  • Registrierung aktivieren: Hat die Registrierung begonnen (Einladung verschickt, ggf. Link zu öffentlcihen Registrierung aktiv,...).
 
 
Tipps für das perfekte Event
  • Schalten Sie Elemente, die Sie nicht benötigen ab - so wird Ihr Setup übersichtlicher
  • Gehen sie wirklich durch alle To Dos durch, auch wenn Sie keine Änderungen haben
  • Setzen Sie alle finalen To Dos auf erledigt und setzen sie sie zurück, sobald Änderungen notwendig sind
  • Drucken Sie sich die To Do Liste für die Kommunikation im Team aus
 
 
Nächster Schritt