Email Versand erstellen
Um einen Email Versand zu erstellen, klicken sie auf 'Event Dashboard -> Emails -> Email Versand erstellen'. Geben sie einen Titel für den Versand als interne Bezeichnung an (z.B. 'Erste Welle Einladungen') und wählen Sie den Email Typ aus.
Email Empfänger zufügen
Jetzt sehen sie die Vorschau für die Email mit allen Informationen zu Absender, usw. Ganz unten sehen Sie die ausgewählten Empfänger. Um Empfänger zuzufügen, klicken sie auf 'Email Empfänger zufügen' und wählen einen der folgenden Filter aus:
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Alle: alle Teilnehmer des Events
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Email Status (Ohne, Save the date, Einladung, Erinnerung, Final. Danke): Teilnehmer, die einen bestimmten Email Status haben (z.B. wenn sie eine Einladung an alle verschicken wollen, die bereits ein save the date bekommen haben)
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Teilnahme Status (nicht geantwortet, zugesagt, abgesagt, eingecheckt, storniert, verifiziert, Verifikation offen): Teilnehmer mit einer bestimmten Antwort (z.B. wenn sie eine Erinnerung an alle schicken wollen, die noch nicht geantwortet haben)
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Kennung: wählen Sie alle Teilnehmer aus, die eine bestimmte Kennung haben
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Einzelperson: wählen sie einen Teilnehmer aus
Sie können einzelne Teilnehmer auch wieder aus der Empfänger-Liste mit 'x' löschen. Sie können auch mehrmals hintereinander verschiedene Filter anwenden, alle Filter fügen die Teilnehmer mit den entsprechenden Bedingungen hinzu, die Filter werden nicht gleichzeitig angewendet.
Email verschicken
Wenn Sie alle Empfänger zugewiesen haben, können sie mit 'senden' die Emails verschicken. Sie werden noch einmal gefragt, ob die Gesamt-Zahl stimmt, danach wird der Versand im Hintergrund durchgeführt.
Alternativ können Sie auch mit 'Zeitplan' festlegen, wenn der Email Versand durchgeführt werden soll. Zu dem Zeitpunkt wird dann die Liste der Empfänger verwendet, die sich zu diesem Zeitpunkt im Versand befinden. Wichtig: Filter wie 'Nicht geantwortet' werden nicht nochmal zu dem geplanten Zeitpunkt angewendet, sondern die Liste der Empfänger wird nicht aktualisiert.
yve verschickt einzelne Emails mit einer Geschwindigkeit von 1 Emails pro 1,5 Sekunden. das heißt dass ein Versand an 1000 Teilnehmer durchaus 25 Minuten dauern kann. Zusätzlich gibt es für jede Empfänger Domäne für alle yve Konten ein maximale Geschwindigkeit von 1 Email pro Sekunde.
Wichtig: yve erzeugt jede E-Mail erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Versands und verwendet dabei den jeweils aktuellen Stand der Datenbank. Bitte ändern Sie daher während eines laufenden Versands weder den Inhalt noch die Einstellungen oder Anhänge der betreffenden E-Mail.
Links in bereits versandten E-Mails bleiben auch nach dem Versand aktiv und können weiterhin auf Inhalte in yve verweisen. Wenn Sie beispielsweise ein Bild in eine E-Mail einfügen, wird dieses Bild über einen Link von yve geladen. Wird das Bild später in yve gelöscht oder ersetzt, kann es in bereits versandten E-Mails nicht mehr korrekt angezeigt werden. Bitte löschen oder verändern Sie daher keine Dateien, Bilder oder anderen verlinkten Inhalte, die noch in bereits versandten E-Mails verwendet werden.
Wenn sie Teilnehmer ohne Email Adresse haben, können sie immer noch einen Brief schicken, wenn sie die postalische Adresse haben. Eine Einladung per Brief sollte einen QR-Code haben und oder den yve login (Merge Tag 'yve login')