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04 Email Texte und Texte für Briefe anlegen

Sie können Texte für Emails, für Serienbriefe und für Namensschilder anlegen.
Emails mit yve
Sie können mit yve Emails an Teilnehmer verschicken. Hierzu legen sie unter 'Event Details -> Emails & Druck -> Emails bearbeiten' Vorgaben an und legen den Email Absender fest. Emails werden im HTML Format verschickt. Vorsicht: viele Email Clients implementieren das HTML Format nicht korrekt. Deshalb ist es unbedingt notwendig, dass sie Emails testen, bevor Sie sie an Ihre Teilnehmer verschicken (siehe 'Testen, testen, testen,...').
 
yve HTML Emails haben eine Breite von 660px + 2x20px Rand (wichtig für Bilder, die über die ganze Breite gehen sollen). Im Editor ist die Größenänderung für Bilder abgeschaltet, da einige Email Programme diese Größenänderungen ignorieren. Sie müssen deshalb Bilder im Original in der Größe anpassen, bevor sie diese bei Emails in den Editor hochladen.
 
Email Absender festlegen
Unter 'Event Details -> Emails & Druck -> Emails bearbeiten -> Email Absender' legen sie den Absender der Emails fest:
  • Name des Absenders: dies ist der Anzeige-Name des Absenders. Dies kann ein frei definierbarer Text sein, z.B. 'Einladung zum Sommerfest'.
  • Absender Email: dies ist die FROM Email Adresse des Absenders. Bitte lassen sie durch den yve support sich ihre eigene Email freischalten, damit sie Server-Nachrichten direkt erhalten. yve kann nach der Freischaltung Emails mit Ihrer Absender-Adresse (FROM) verschicken. Die Return-Path-Adresse (MAIL FROM) bleibt durch unseren Provider Amazon gesetzt, wird aber bei den meisten Email Clients nicht angezeigt (ggf. als Vertretung wie z.B. 'gesendet durch'). Vorsicht: Ohne eigene Email ist der Absender 'yve@yve-tool.de' und die Server Informationen (z.B. über unzustellbare Email Adressen) gehen für sie verloren. Die Domäne Ihrer Absernder-Adresse darf keinen DMARC Eintrag haben, da dieser durch den Unterschied zwischen FROM und MAIL FROM nicht passieren würde. Einige E-Mail Server blocken oder geben Warnmeldungen bei E-Mails, die die eigene E-Mail Adresse haben, aber von fremden E-Mail Servern verschickt wurden. Bitte testen Sie (oder fragen Sie Ihre IT), ob dies bei Ihnen der Fall ist - folgende Möglichkeiten bestehen dann für Sie:
    • Whitelisting:  Ihre IT legt amazonses.com als erlaubten Sender an (z.B. über SPF records in Ihrer Domäne)
    • MAIL FROM setzten: Ihre Email Adresse wird als MAIL FROM bei uns angelegt. Hierzu müssten Sie eine Subdomäne in Ihrer Domäne errichten und amazonses.com dort als MX und SPF Record eintragen.
    • SMTP Gateway: Sie geben uns ein SMTP Gateway (URL, user, passwort) über das yve dann Emails verschickt. Vorsicht: dieses Gateway müßte Ihr Email Volumen als Limit verschicken können, das kann Ihre IT Ihnen dann bestätigen.
    • Eigene Domäne: Wir legen für Sie eine neue Domäne an und richten diese so ein, das E-Mails verschickt werden können. Dies setzt einen verfügbaren Domänen-Namen voraus und ist ggf. mit zusätzlichen Kosten verbunden.
  • Antworten an Email: wenn ein Teilnehmer auf ihre Email antwortet, wird diese Email Adresse verwendet
  • CC/BCC: setzt sie auf jeder Email, die yve an Teilnehmer verschickt CC oder BCC. Vorsicht: wenn Sie an 1000 Teilnehmer Einladungen verschicken, werden sie 1000 Emails bekommen.
 
Anrede festlegen
Die Anrede für die Event Webseite und Emails ist identisch, siehe Event Webseite anlegen.
 
Antwort Button und Hintergrund ändern
yve kann in Emails zwei Arten von Buttons verwenden. Mit 'Antwort Button' gelangt der Teilnehmer direkt zur Event Webseite, ohne dass er sich einloggen muss. Mit 'Zusage/Absage Button' sagt er direkt zu oder ab. Sie können hier den Text und Farbe der Email Buttons ändern.
 
Der Antwort Button enthält die ID der EInladung und einen für den Kontakt spezifischen 20 stelligen Sicherheits-Token. Sie können für jeden Kontakt unter 'Kontakt Details -> Passwort -> Login Token neu generieren' den Token neu generieren, wenn dies aus Sicherheitsgründen gewünscht ist. Alte Einladungen für diesen Kontakt fünktionieren dann automatisch nicht mehr.
 
Den Email Hintergrund können Sie über eine Farb-Auswahl ändern.

Variable Inhalte mit Platzhaltern (Merge Tags)
Die Funktionsweise des Editors können sie im Artikel 'Event Webseite entwerfen' nachlesen. Sie können variable Inhalte ähnlich wie bei Serienbriefen über Platzhalter (wir nennen sie Merge Tags) einfügen. Sie sehen dann im Editor den Platzhalter mit |*yve_....*| der dann von yve automatisch mit den individuellen Inhalten wie z.B. Anrede ersetzt wird. Folgende Merge Tags sind für Emails verfügbar:
  • Button Left: setzt den Anmelde Button linksbündig. Der Anmelde Button öffnet die Event Webseite. Vorsicht: bei Emails lässt sich die Position des Buttons nicht über die Ausrichtung einstellen. Deshalb gibt es Buttons für links- und zentrierte Ausrichtung.
  • Button Center: setzt den Anmelde Button zentriert. Der Anmelde Button öffnet die Event Webseite.
  • Button Direkt: setzt den Zusage/Absage Button linksbündig. Die Antwort wird direkt gesetzt und danach die Webseite geöffnet. Vorsicht: der Fragebogen wird mit diesen Button umgangen.
  • Greetings: setzt die individuelle Anrede an diese Stelle wie unter Anrede festgelegt.
  • Login General: allgemeine Login URL, Login Name und Passwort des Teilnehmers. Wir empfehlen, statt des Logins lieber die Buttons zu verwenden, so vermeiden Sie Fehler durch abtippen.
  • Login Event: Login URL des Events, Login Name und Passwort des Teilnehmers. Wir empfehlen, statt des Logins lieber die Buttons zu verwenden, so vermeiden Sie Fehler durch abtippen.
  • Survey (list): setzt die Fragen und Antworten des Teilnehmers als Liste (Antworten stehen unter den Fragen) an diese Stelle.
  • Survey (table): setzt die Fragen und Antworten des Teilnehmers als Tabelle (Antworten stehen neben den Fragen) an diese Stelle.
  • Greetings: setzt die individuelle Anrede an diese Stelle wie unter Anrede festgelegt.
  • Contact Familyname: setzt den Nachnamen des Teilnehmers
  • Contact Firstname: setzt den Vornamen des Teilnehmers
  • Contact Title: setzt den Titel des Teilnehmers
  • Contact Company: setzt die Firma des Teilnehmers
  • Contact Position: setzt die Position des Teilnehmers
  • Contact Country: setzt das Land des Teilnehmers
  • Contact Email: setzt die Email des Teilnehmers
  • Companions: setzt die Anzahl der Begleitpersonen an diese Stelle
  • Companion names: Setzt die Namen aller Begleitpersonen an diese Stelle
  • Sales Contact: setzt den Vertriebs-Manager des Teilnehmers
  • Contact Field 1-6: setzt den Ihnhalt des jeweiligen selbst definierten Stammdatenfeldes an diese Stelle
  • Event Title: setzt den Titel des Events an diese Stelle
  • Event Description: setzt die Beschreibung des Events an diese Stelle
  • Event Location Name: setzt den Namen des Veranstaltungsortes an diese Stelle
  • Event Location Address: setzt die Adresse des Veranstaltungsortes an diese Stelle
  • Event Start Date: setzt das Startdatum des Events an diese Stelle
  • Event End Date: setzt das Enddatum des Events an diese Stelle
  • Event Start Time: setzt die Startzeit des Events an diese Stelle
  • Event End Time: setzt die Endzeit des Events an diese Stelle
  • Event Impressum: setzt das Event Impressum an diese Stelle
  • Account Company: setzt die Firma dieses Kontos an diese Stelle
 
Freie Email Vorgaben festlegen
Folgende Email Vorgaben können sie in yve festlegen, die Bezeichnung dienen als Hinweis, sie können diese Templates mit Inhalten befüllen, wie sie wollen und verschicken, wann immer sie wollen:
  • Save the date: wird i.d.R. lange vor dem Event verschickt, um den Termin beim Teilnehmer zu blocken
  • Einladung: die eigentliche Einladungs-Email. Sollte den Anmelde Button enthalten
  • Erinnerung: wird i.d.R. an alle Teilnehmer mit dem Status 'nicht geantwortet' verschickt, auch hier mit Anmelde Button
  • Final Details: i.d.R. kurz vor dem Event mit den Antworten zu den Fragen und Details zur Anfahrt usw.
  • Dank: i.d.R. nach dem Event, ggf. mit einer neuen Umfrage als Feedback
Als Konto Inhaber sind Sie verantwortlich für die Inhalte Ihrer Emails. Vorsicht: denken Sie daran, die gesetzlich geforderten Angaben für Ihr Impressum, Datenschutz und ggf. Algemeine Geschäftsbedingungen in Ihre Emails zu stellen.
 
 
Vorgaben für automatische Emails
Automatische Emails werden von yve verschickt, wenn der Teilnehmer bestimmte Aktivitäten durchgeführt hat:
  • Bestätigung Zusage: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie zugesagt haben. Sollte die Antworten enthalten.
  • Bestätigung Absage: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie abgesagt haben.
  • Bestätigung Registrierung: wird automatisch an Teilnehmer geschickt, wenn sie sich bei einer öffentlichen Registrierung registriert haben.
Sie können auch den Vertriebs-Kontakt 1 und/oder 2 automatsch BCC bei den Bestätigungs-Emails mit 'Event Details -> Registrierung -> Bestätigungs E-Mails bcc Vertriebs-Kontakt(e)' setzen.
 
Vorgaben für Anhänge
Sie können an die Emails einen Anhang zufügen. Das Format ist ein pdf Dokument, dessen Inhalt sie mit dem HTML Editor entwickeln können:
  • RSVP: pdf Dokument als Einladung, i.d.R mit QR Code oder Login Daten zur Anmeldung z.B. bei der Einladungs-Email
  • Ticket: pdf Dokument als Ticket für den Einlass. Mit QR Code, wird i.d.R. bei Bedarf an die Bestätigung der Zusage angehängt
  • Kalender Einladung: ics Datei als Kalender Eintrag, i.d.R. als Anhang für das Save the Date
 
Emails und Sprache
Für jede Email kann eine deutsche und eine englische Version angelegt werden. Ist eine Sprache leer, wird automatisch die andere genommen. Wenn sie Emails verschicken, schaut yve bei jedem Teilnehmer nach, ob bei Kontakt Details für diesen Teilnehmer eine Sprache festgelegt wurde und übernimmt diese. Falls keine Kontakt Sprache gesetzt wurde, wird automatisch Ihre Konto Sprache gewählt. Vorsicht: Im Preview bei 'Email Versand erstellen' sehen sie nur die Sprache, die für sie gerade in yve eingestellt ist. Die alternative Sprache können sie sehen, indem sie in der Navigationsbar die Sprache wechseln. 
 
 
Emails und Spam Filter
Wir haben alle wichtigen Vorkehrungen getroffen, damit Ihre Email nicht als Spam gewertet wird. Die yve Email Templates sind gegen die gängigen Email Spam Filter getestet. yve verschickt Emails einzeln und individualisiert mit einer Geschwindigkeit von ca. 2 Emails pro Sekunde und alle unsere Emails DKIM signiert.
 
Wir können natürlich nicht den Inhalt Ihrer Email vorher sehen, hier gibt es viele Fallen, in die sie tappen können. Viele Spam relevante Begriffe und natürlich alle möglichen obszönen Begriffe sind auf den Spam Filter Listen. Das kann Sie unschuldig treffen, auch wenn sie diese Begriffe in einem anderen Zusammenhang verwenden.
 
Schließlich hat jeder Email Empfänger eine jahrelange persönliche Beziehung zu seinem Spam Filter. Dieser merkt sich Inhalte sehr genau, wenn der Empfänger selber eine Email als Spam identifiziert. Auch hier können Sie unschuldig ins Bild passen, ohne dass Sie Spam verschicken.
 
Deshalb sollten Sie ihre Emails unbedingt selber testen, siehe den Artikel 'Testen, testen, testen'.
 
 
Unzustellbare Emails
Wenn eine Email, die Sie als Empfänger angegeben haben, unzustellbar ist, erhalten Sie automatisch eine Nachricht darüber (SMTP error code 5xx). Diese Email wird dann automatisch geblockt, um zu verhindern, das falsche Email Adressen von yve verschickt werden. Bitte überprüfen Sie die Email und korririeren Sie den Email-Empfänger. Sie können an eine geänderte Email-Adresse einfach wieder verschicken. Vorsicht: die Email Reputation von yve wird daran gemessen, wieviele unzustellbare Emails verschickt werden. Bitte pflegen Sie Ihre Email-Verteiler so, dass die Rate der unzustellbaren Emails nicht 5%  und die Rate der Complaints nicht 0,1 % überschreitet. Sollte dieser Wert wiederholt überschritten weren, kann Ihr Konto gesperrt werden.
 
 
Texte für Serienbriefe anlegen
Sie können mit yve auch Serienbriefe erzeugen, statt Emails an Teilnehmer zu verschicken. Hierzu können Sie unter 'Event Details -> Emails -> Druck & Namensschilder bearbeiten' den Druck Kopfbereich festlegen. Dieser ist von der Größe so vorgegeben, das unter dem Kopfbereich die Druck Adresse angezeigt werden kann, so dass sie im Brief Sicht Fenster zu sehen ist.
 
Sie können dann analog zu den Email Texten die gleiche Anzahl Texte für die Serienbriefe für die verschiedenen Phasen festlegen. Wenn Sie dann einen Druck erstellen, wird ein pdf Dokument mit allen Briefen erzeugt, was ausschließlich an sie als User geschickt wird. Dann brauchen sie die Briefe nur noch ausdrucken und verschicken (sieh Artikel 'Einladungen an Teilnehmer schicken und Workflow managen').
 
 
Texte für Namensschilder anlegen
Sie können mit yve Namensschilder drucken. Den Text für das Namensschild legen Sie unter 'Event Details -> Emails & Druck -> Druck & Namensschilder bearbeiten-> Namensschild' fest. Namensschilder können dann unter 'Druck erstellen' als 1 pro Seite oder 10 pro Seite ausgedruckt werden.
 
 
Tipps für die perfekte Email
  • Ändern sie die Größe von Bildern nicht im Editor, einige Email Clients ignorieren diese Größenänderungen und zeigen das Bild in Original-Größe
  • Rechnen sie damit, dass einige Email Clients automatisch Bilder blocken und erst herunterladen, wenn der Teilnehmer auf einen Link klickt. Vermeiden Sie große Bilder am Email Anfang und stellen sie sicher, dass Ihre Email auch ohne Bilder verständlich ist.
  • Rechnen sie aber damit, dass einige Email Clients Links wegen Sicherheits-Einstellungen abschalten. Wenn sie Links im Klartext schreiben, kann der Teilnehmer dann immer noch den Link kopieren und im Browser öffnen.
  • Verwenden sie Tabellen zur Positionierung von Texten und Inhalten
  • Vermeiden sie Begriffe, die in irgendeiner Weise in Spam Nachrichten üblicher Weise vorkommen würden.
  • Teilnehmer bringen häufig keine Tickets mit, es sei denn es lohnt sich. Wenn Sie VIP Status vergeben oder ein Gewinnspiel mit dem Ticket verbinden erhöhen sie Ihre Chance
  • Schicken sie Reminder Emails - das ist nicht aufdringlich, sondern höflich und hilfreich.
  • Setzen sie Deadlines nicht mehr als 2 Wochen, das save the date aber gerne 3 Monate vorher
  • Denken Sie daran, dass Sie Angaben zu Ihrem Impressum etc. machen. Als Konto Inhaber sind Sie verantwortlich für die Inhalte.
 
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