Tickets scannen
Wenn Sie den Ticket-QR Code lesen ohne als Administrator angemeldet zu sein, öffnet sich die Event Webseite für den Teilnehmer. dies kann auch der Teilnehmer tun und erleichtert den Zugang zur Event Webseite. Erst wenn sie Ihr Smartphone zum Einlass aktivieren, wird der Dialog zum Check in angezeigt, wenn man das Ticket scannt.
Check-in:
Um den Teilnehmer einzuchecken, scannen sie sein Ticket. Sie sehen dann seinen Status (zugesagt, abgesagt, offen) und sehen seinen Namen. Wenn der Teilnehmer zugesagt hat, sehen sie ein ‚+‘ neben seinen Namen. Drücken sie das '+' und der Teilnehmer ist eingecheckt, was sie oben links an der schwarzen Zahl und an den 'Ok' neben seinem Namen sehen können.
Alternativ können sie auch den Teilnehmer mit Namen suchen, dann auf 'Check-in' klicken und ihn manuell einchecken.
Wenn Sie unter 'Event Dashboard -> Registrierung' den Haken bei 'Sofort Checkin bei Ticket Scan' setzen, wird ein Teilnehmer und seine Begleitung sofort eingecheckt, wenn Sie sein Ticket scannen und er zugesagt hatte.
Check-out:
Sie können ihn auch wieder aus checken, wenn sie auf das 'x' neben seinen Namen klicken.
Check-in Log:
Jeder Check-in und Check-out Vorgang für Teilnehmer und Begleitung wird mit Uhrzeit und Kontaktdaten im Einlass-Bericht geloggt.
Vorsicht: der Einlass kann nur einchecken, wenn Teilnehmer den Status 'Zugesagt' hat. Offene oder abgesagte können nicht eingecheckt werden. Hierzu muss man sich als yve Administrator in das Event anmelden und unter Teilnehmer den Status ändern. Hier können sie auch den Check In setzen. Üblicherweise geschieht dies an einem separaten Hospitality Desk mit einem Laptop. Sie können auch bei 'Event Dashboard -> Registrierung' einen Haken bei 'Einlass für nicht zugesagte Teilnehmer erlauben' setzen, dann können auch nicht zugesagte Tickets eingecheckt werden.
Mit 'Laufkundenzähler für Einlass anzeigen' können Sie einen Einlass-Zähler anzeigen lassen, mit dem Sie Teilnehmer einchecken können, die nicht als Kontakt gelistet sind. Lediglich die Einlass-Zahl wird dabei erhöht.
Mit 'Fragebogen Ergebnis bim Einlass anzeigen' können Sie nach dem Scannen unter dem Namen des Teilnehmers den Fragebogen mit den Antworten des Teilnehmers anzeigen lassen.
Mit 'Registrierung und Antworten während Einlass erlauben' können Teilnehmer weiterhin zusagen wenn die Registrierung aus 'Check In' gesetzt wurde.
Sitzplätze zuweisen und VIP Status
Wenn Sie für den Einlass auch eine Sitzplatz-Zuweisung benötigen, können Sie diese für jeden Teilnehmer unter 'Event Dashboard -> Teilnehmer' anlegen, indem sie auf die schwarze Einlass-Zahl für den Teilnehmer klicken und den Tischplatz als Einlass Kommentar eingeben. Dieses Kommentar wird beim Scannen des Tickets unterhalb der Namen angezeigt. Sie können das Einlass-Kommentarfeld auch über Teilnehmer zuweisen -> Liste hochladen, wenn sie die Spalte 'checkin_comment' ausfüllen. Das Einlass Kommentar-Feld können sie für jedes Kommentar verwenden, z.B. um einen Teilnehmer als VIP zu markieren.
Sie können die Ergebnisse des Fragebogens beim Einlass anzeigen, indem Sie unter 'Event->Registrierung bearbeiten' den Haken bei 'Fragebogen Ergebnis bim Einlass anzeigen' setzen.
Ticket vergessen
Wenn ein Teilnehmer sein Ticket nicht ausgedruckt hat oder auf einem Smartphone öffnen kann, können sie ihn auf der Check In Seite suchen und manuell einchecken, indem sie auf die schwarze '0+0' klicken und dann mit dem '+' einchecken.
Namesschilder erstellen
Sie können für jeden Teilnehmer ein Namens-Schild erstellen, indem Sie unter: 'Event Dashboard -> Druck -> Namensschild' den Text entwerfen.
Wenn Sie die Vorlage fertig haben, können sie unter Druck erstellen die Teilnehmer auswählen und sich die Namens-Schilder als pdf zuschicken lassen. Sie können wählen, ob 1 Namensschild pro Seite oder 10 ausgedruckt werden.