Nutzerhandbuch Details

01 Registrierung anlegen

Richten Sie eine Registrierung für ein Event ein und managen Sie die Teilnehmergrenzen
Event anlegen
Um eine Registrierung zu starten, müssen Sie zunächst ein Event anlegen: 'Events -> neu'. Wählen Sie eine Event-Vorlage aus, aus der die Texte für die Weibseiten und Emails kopiert werden sollen. Geben Sie dann den Titel und das Start- und End-Datum ein. Unter dem Status legen Sie den internen Planungs-Zustand des Events fest (optional, definitiv, gelaufen,...). Dieser Status wird genutzt, um die Anzahl der aktiven Events für Ihr Abonnement zu berechnen und legt fest, ob das Event unter 'Events' angezeigt wird.
 
Danach gelangen Sie automatisch zu der Detail Ansicht des Events. Der Titel des Events ist nur intern und nicht für Teilnehmer sichtbar. Weitere Einstellungen für das Event sind für eine Registrierung optional.
 
Status der Registrierung einstellen
Die wichtigsten Einstellungen einer Registrierung können Sie unter 'Event Details -> Registrierung' vornehmen. Eine Registrierung hat einen eigenen Titel, der auch für Teilnehmer sichtbar ist. Dieser Titel kann der gleiche wie für das Event sein, oder einen eigenen Namen haben.
 
Der Status einer Registrierung legt fest, ob Teilnehmer sich registrieren können:
  • Entwurf: die Event Webseite ist nicht sichtbar und Teilnehmer können sich nicht anmelden oder registrieren. Nutzen Sie diesen Status, wenn sie die Event Webseite entwerfen.
  • Offen: Teilnehmer können sich anmelden und registrieren
  • Info: Teilnehmer können die Event Webseite zur Information sehen, aber nicht anmelden. Alle Anmelde Buttons werden nicht angezeigt.
  • Check in: Teilnehmer können die Event Webseite zur Information sehen, aber nicht anmelden. Alle Anmelde Buttons werden nicht angezeigt. Der Check in kann durchgeführt werden (siehe Einlass)
  • Geschlossen: die Event Webseite ist nicht sichtbar, es wird statt dessen ein Text angezeigt, den sie unter 'Event Details -> Webseite -> Webseite bearbeiten -> Text für Registrierung geschlossen' anpassen können
Wenn sie den Haken bei 'Teilnehmer können Antwort später ändern' gesetzt lassen, kann ein Teilnehmer seine Antwort zum Fragebogen ändern, nachdem er ihn einmal beantwortet hat. Nehmen sie den Haken weg, wenn sie keine Änderungen nach der ersten Antwort erlauben wollen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie eine verbindliche Zusage vom Teilnehmer haben wollen und keine Stornierungen zulassen wollen.
 
Art der Registrierung festlegen
Als nächstes können sie festlegen, ob die Registrierung nur für einen geschlossenen Teilnehmerkreis zugänglich ist, oder ob Sie eine öffentliche Registrierung wünschen, bei der sich neue Teilnehmer mit ihrem Namen usw. registrieren:
  • Keine: es können sich nur Teilnehmer anmelden, die Sie zuvor unter Kontakte angelegt haben (siehe Kontakte anlegen und importieren). An diese Teilnehmer schicken Sie üblicherweise eine Einladungs-Email, mit der sie sich anmelden können.
  • Daten aufnehmen, dann Email verifizieren: auf der öffentlichen Webseite werden die Kontakt-Daten (Vor- und Zuname, Email,...) aufgenommen. Danach erhält der Teilnehmer eine Email, deren Text sie unter 'Event Details -> Emails -> Bestätigung Registrierung' festlegen können. In der Email ist dann z.B. ein Anmelde-Button, mit dem man zu Event Webseite gelangt. Dieser Prozess entspricht einem Opt-In Verfahren, da der Teilnehmer sich nur anmelden kann, wenn er eine gültige Email Adresse angegeben hat und auf den Button klickt. Nachteil dieses Verfahrens ist, dass sie einen Teil der Teilnehmer verlieren, die nicht verstehen, dass sie nach der Registrierung nochmal auf einen Anmelde Button klicken müssen.
  • Daten aufnehmen, dann Webseite anzeigen: auf der öffentlichen Webseite werden die Kontakt-Daten (Vor- und Zuname, Email,... ) aufgenommen. Danach gelangt der Teilnehmer zur Event Webseite, wo er sich über das Event informieren kann und über den Anmelde Button anmelden kann. Vorsicht: Mit diesem Prozess laufen sie Gefahr, dass Teilnehmer falsche Email Adressen angeben und setzen sich damit einem Datensicherheits- und Rechtsrisiko aus. Wenn z.B. jemand eine echte Email einer anderen Person angibt, erhält diese Person alle yve Emails, ohne dem zugestimmt zu haben, was rechtlich nicht erlaubt ist.
  • Fragebogen anzeigen, dann Event Webseite anzeigen: auf der öffentlichen Webseite werden die Kontakt-Daten (Vor- und Zuname, Email,... ) aufgenommen. Zusätzlich wird der Fragebogen angezeigt, auf dem Sie Teilnahme und weitere Fragen abfragen können. Dieser Prozess hat für die Teilnehmer den wenigsten Aufwand. Vorsicht: Mit diesem Prozess laufen sie Gefahr, dass Teilnehmer falsche Email Adressen angeben und setzen sich damit einem Datensicherheits- und Rechtsrisiko aus. Wenn z.B. jemand eine echte Email einer anderen Person angibt, erhält diese Person alle yve Emails, ohne dem zugestimmt zu haben, was rechtlich nicht erlaubt ist. Außerdem muss der Teilnehmer sich entscheiden, bevor er sich auf der Event Webseite informieren konnte.
  • Registrierung geschlossen Text anzeigen, keine Registrierung zulassen: Der Text für 'Registrierung geschlossen' wird angezeigt und keine weiteren öffentilchen Registrierungen werden erlaubt. Die bestehenden Teilnehmer können weiterhin den Fragebogen beantworten.
Sie können auch ein Event mit öffentlicher und geschlossener Registrierung gleichzeitig starten. Vorsicht: bitte denken Sie daran, dass yve Duplikate verhindert - ein Teilnehmer, den Sie bereits als Kontakt angelegt haben, kann sich nicht mehr selber auf der öffentlichen Webseite registrieren, sondern muss sich mit seinen Login Daten oder dem Email-Anmelde-Button anmelden. yve erkennt automatisch bestehende Kontakte und leitet auf die Login Seite um. Wenn der bestehende Kontakt noch nicht dem Event zugewiesen ist, wird automatisch für ihn eine Zuweisung vorgenommen. Bei einem bestehenden Kontakt werden die Daten von der Registrierung nicht automatisch übernommen, sondern der Fragebogen muss erneut ausgefüllt werden.
 
 
Teilnehmergrenzen festlegen
Über maximale Teilnehmer legen Sie fest, wie viele Teilnehmer angenommen werden. Sie erhalten eine Warn-Email, sobald diese Zahl erreicht wird. Danach können Teilnehmer sich nicht mehr anmelden, sondern erhalten eine Meldung, dass das Event ausgebucht ist. Sie erhalten für jeden Teilnehmer, der sich nach Erreichen des Limits anmelden möchte, eine Warn-Email mit dessen Kontakt Daten, so dass sie aktiv werden können.
 
Die maximale Anzahl Begleitpersonen legt fest, wie viele Begleitpersonen sie maximal zulassen wollen. Über Namen der Begleitpersonen abfragen können sie festlegen, ob auch die Namen der Begleitpersonen abgefragt werden und ob der Name ein Pflichtfeld ist. Begleitpersonen für max. Teilnehmer mitzählen legt fest, ob Begleitpersonen mitgezählt werden, wenn der Check gegen die maximale Teilnehmerzahl durchgeführt wird.
 
Jedes Event kann eine eigene Event-Community (siehe Communities anlegen) haben, in der Teilnehmer sich untereinander austauschen können. Über Community Mitglieder legen sie fest, ob Teilnehmer automatisch in die Community kommen oder dem erst zustimmen müssen (Opt in).
 
 
Tipps für die perfekte Registrierung
  • Wenn Sie mehrere Teilnehmerkreise haben, die unterschiedliche Inhalte sehen sollen, setzen Sie am besten für jeden Teilnehmer-Kreis ein eigenes Event auf. Sie können Events komplett mit allen Webseiten-Inhalten kopieren.
  • Vergessen sie nicht, die maximale Teilnehmer Anzahl anzupassen. Rechnen sie mit ein, dass Sie auch Teilnehmer haben werden, die nicht kommen, obwohl sie zugesagt haben
 
 
Nächster Schritt